Мероприятия на свежем воздухе, особенно в летнее время, актуальны как никогда, а хорошая погода и правильный подход к организации события поможет приятно провести время.
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ НА СВЕЖЕМ ВОЗДУХЕ
Провести праздник в открытом пространстве — отличное решение, но стоить учесть плюсы и минусы, соотнести их с задачей и целью мероприятия.
5 преимуществ проведения мероприятий на свежем воздухе
1. Нет необходимости в декорациях.
Если праздник планируется в парке или на природе, то декорации можно заменить натуральными пейзажами.
2. Отсутствие проблем с вентиляцией.
В отличии от помещений, в открытом пространстве можно наслаждаться свежим воздухом и не беспокоиться о проветривании.
3. Больше места.
Обширные территории позволяют проводить мероприятия большого масштаба, а выбор места проведения праздника шире, чем выбор площадки в здании.
4. Нет ограничений в планировке.
Открытая местность дает свободу в размещении зон, не нужно подстраиваться под особенности помещения.
5. Свободный выбор подрядчиков.
В отличии от конференц-залов, есть возможность выбрать поставщиков.
5 недостатков в проведении мероприятий на свежем воздухе
1. Погода.
Не всегда прогноз погоды дает полную гарантию, что внезапный дождь не испортит мероприятие, поэтому лучше предусмотреть защиту от него.
2. Стоимость площадки.
Открытая площадка позволит воплотить грандиозные идеи в реальность, но стоит учитывать также размер своего бюджета. Так как организация места происходит с нуля, ее стоимость может превысить цену мероприятия в помещении.
3. Уборка территории.
После окончания праздника на организаторах лежит ответственность оставить после себя чистую площадку, приближенную к оригинальному состоянию. Для этого можно разместить по территории мусорные урны.
4. Подготовка места.
Для успешного события и комфортного нахождения гостей нужно заранее позаботиться о месте проведения мероприятия. Порядок и чистота, обработка территории от насекомых и ядовитых растений.
5. Дополнительные заботы.
Необходима организация маршрута для передвижения людей в виде навигационных табличек, оснащение достаточным количеством биотуалетов и парковочных мест.
ГДЕ ЛУЧШЕ ПРОВЕСТИ МЕРОПРИЯТИЕ НА СВЕЖЕМ ВОЗДУХЕ
После подсчета плюсов и минусов и выбора в пользу проведения события на свежем воздухе, первым шагом нужно определиться с расположением места. Опираясь на цели и задачи, а также число участников праздника, можно выбрать что-то из стандартных вариантов: главная площадь города, прибрежные территории, спортивные стадионы или парки.
ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ НА СВЕЖЕМ ВОЗДУХЕ: 8 НЮАНСОВ, НА КОТОРЫЕ СТОИТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
Существует несколько факторов, которые нужно учесть при организации события на открытой местности.
1. Разрешение на проведение мероприятия.
Для использования площадки в качестве места праздника, нужно заранее получить разрешение у администрации, а если территориальный объект является общественным местом, то понадобится согласование с МЧС и полицией.
2. Количество гостей и вместительность площадки.
Точное количество гостей даст общее представление о том, какое по вместительности должно быть место, чтобы оно не пустовало или не было переполненным.
3. Место проведения.
После определения с количеством гостей, следует выбор территории события. Следует подумать о транспортировке туда участников и о схеме маршрута для тех, кто будет добираться самостоятельно.
4. Схема площадки.
Для безопасности и удобного передвижения гостей по территории отличным решением будет сделать схему площадки или поставить навигационные знаки.
5. Оснащение нужным оборудованием.
Так как открытая местность чаще всего это пустой белый лист, то нужно позаботиться об освещении, звуковой системе и другой подобной электронике. Чтобы избежать перегрузку сети, лучше в обязательном порядке составить списки используемого оборудования.
6. Обеспечение безопасности.
Комплексное решение вопросов безопасности может предостеречь от травм участников праздника. Пожарная и эксплуатационная безопасность, возможно ограждение территории и ограничение доступа посторонним.
7. Запасной план в случае дождя.
Если есть возможность организовать укрытие от дождя, то лучше позаботиться об этом, а не полностью доверять синоптикам, которые могут ошибаться. Плохая погода также может привести к отмене мероприятия, поэтому нужно помнить об оплачиваемых обязательствах.
8. Комфорт гостей.
Должны быть предусмотрены все необходимые удобства, а также наличие уборных и, если нужно, ванных комнат. Снабжение питьевой водой, еда, гигиенические принадлежности и аптечки — вещи, которые должны присутствовать в зависимости от цели мероприятия.
КАКАЯ ТЕХНИКА НУЖНА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ НА СВЕЖЕМ ВОЗДУХЕ
Во-первых, вам понадобится сценический комплекс. Он может быть сборно-разборным и стационарным. Для подробного изучения видов СК и его выбора, обратите внимание на статью.
Во-вторых, наверняка обязательным оснащением будут световое и звуковое оборудования. А для крупных мероприятий не лишним будут LED-экраны и барьеры ограждения.
ИТОГ
Тщательная подготовка к организации мероприятия: снабжение места удобствами и необходимым оборудованием, забота о передвижении и транспортировке гостей, сделает праздник максимально комфортным и незабываемым событием.